En la actualidad, administrar una empresa es un proceso de una gran complejidad a pesar de todos los avances tecnológicos que se han venido registrado en materia de digitalización, telecomunicaciones y formación de profesionales. La gestión de las partidas presupuestarias que garantizan el buen funcionamiento de una compañía marcan las diferencias básicas entre competidores y las claves para optimizar los beneficios. Uno de los aspectos que se lleva el protagonismo en esta materia es la contabilidad de los costes fijos, que suponen un componente estratégico vital para garantizar el éxito y la viabilidad.

La distribución porcentual de los gastos fijos depende de la firma, el tamaño y el modelo de negocio que regenta. Sin embargo, hay ciertas partidas comunes como, por ejemplo, los alquileres, hipotecas o renting que, según los expertos, deben estar en un 25% máximo sobre el presupuesto total. Si la firma tiene una oficina, un local o una nave, que suelen ser los mayores gastos, pueden variar en función de la ubicación y el tamaño que dispone.

Otros gastos importantes son los destinados al personal con una media del 35% sobre el presupuesto. Así, los sueldos de los empleados que no dependen de la producción o de las ventas (como administración, contabilidad, recursos humanos, entre otros), representan un porcentaje significativo, incluidas las cargas sociales que conllevan.

En el apartado de servicios públicos, la cifra se sitúa en una media del 10% para afrontar los suministros de luz, agua, gas, internet, teléfono,... de los que dependen las operaciones diarias. La proporción cambia dependiendo del tipo y las necesidades del negocio.

Respecto a las pólizas, varía según el tipo de organización entre un 5% y 10% e incluye la protección que se aplica a activos fijos, desde los empleados a las operaciones que se realizan, mediante el seguro de propiedad, responsabilidad civil, vehículos, médico...

Otro de los gastos importantes que no hay que olvidar, puesto que a la larga se incrementarían en mayor medida, es el referido al mantenimiento y las reparaciones, que van del 5% al 10%, y que resultan cruciales para evitar interrupciones innecesarias del negocio.

En cuanto a las amortizaciones o depreciaciones de activos como maquinaria, vehículos, equipo tecnológico, etc, la cuantía media se coloca entre el 5% y el 10%.

En los libros contables también se registran los costes financieros cuyo presupuesto más habitual está entre el 2% y el 8%. Si la empresa tiene créditos o préstamos, los intereses suelen ser un gasto importante a tener en cuenta. Puede incluir también comisiones bancarias y otros pasivos financieros fijos.

En otro orden se encuentra el dinero destinado a marketing y publicidad con una media de un 5% del presupuesto que es esencial para muchas organizaciones. 

Y, finalmente, están los gastos administrativos cuya cuantía suele rondar el 5% del balance contable.

Reparto

Así, por ejemplo, si una empresa genera un millón de euros anuales en ingresos, con un 10% de beneficios después de impuestos, lo más habitual es que, redondeando, reparta para el alquiler, entre 50.000 y 100.000 euros anuales; en salarios, entre 200.000 y 300.000 euros anuales; en servicios públicos, de 10.000 a 30.000 euros y, en marketing, unos 50.000 sin olvidar el resto de las partidas.

La gestión de los gastos fijos requiere un enfoque proactivo y sistemático supervisado por profesionales, asesores y auditores. En esta línea, se recomienda realizar una monitorización continua, buscar oportunidades de ahorro y optimización, e implementar las más modernas tecnologías. Con estas prácticas, una organización puede anticiparse para que sus balances no representen una carga innecesaria y contribuyan a su sostenibilidad y mayor rentabilidad en el largo plazo.